تأثیر استقرار مدیریت یکپارچه بر بهبود عملکرد سازمان

مدیریت یکپارچه در صنعت فولاد

امروزه، کارخانجات و کارگاه های تولیدی نقش بسیار مهمی در توسعه و پیشرفت جوامع ایفا می کنند و در این میان صنعت فولاد نیز به عنوان یکی از صنایع تخصصی و زیربنایی مادر، از جایگاهی بسیار مهم در جهان برخوردار است.

با توجه به اینکه تمام کشورها به دنبال افزایش کمی و کیفی محصولات و خدمات ارایه شده ی خود و به تبع آن توسعه پایدار هستند، نقش غیرقابل انکار صنعت فولاد به عنوان یکی از شاخص های توسعه یافتگی، را نمی توان انکار کرد.

با در نظرگرفتن جهانی شدن استانداردها و سیستم های کیفی و مدیریتی تحت نظارت سازمان بین المللی استاندارد (ISO) و حرکت سازمان ها به سمت بهره گیری از این سیستم ها، صنایع فولادی نیز بنا به نیازهای خود، طراحی و پیاده سازی این سیستم ها، از جمله سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001)و دیگر سیستم های مدیریتی ترکیبی (ترکیبی از چند سیستم یا استاندارد مدیریتی) مانند: سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) را جزو اهداف اجرایی خود قرار داده اند، تا با استقرار این سیستم ها ضمن حرکت به سوی استانداردهای کیفی ملی و منطق های، خود را با استانداردهای بین المللی مدیریتی نیز تطبیق داده و به روز نمایند.

طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه، در مراکز تولیدی در صورتیکه مبتنی بر شرایط خاص آن واحد تولیدی باشد می تواند سبب بهبود عملکرد سازمان گردد.

از این رو در این مقاله به ارایه تشریحی و توصیفی روند پیاده سازی و اجرای سیستم مدیریت یکپارچه و بررسی تاثیر استقرار این سیستم، بر بهبود عملکرد سازمان پرداخته خواهد شد.

پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه

استقرار سیستم مدیریت یکپارچه بر میزان تحقق برنامه های تولید، افزایش آگاهی کارکنان، کاهش میزان مصرف برق در ازای هر تن محصول تولیدی، کاهش افراد آسیب دیده در اثر حوادث شغلی، تحقق پروژه های تعریف شده در جلسات بازنگری مدیریت، بهبود نظرات مشتریان نسبت به محصولات تولیدی این شرکت تاثیر مثبت داشته است.

این روزها با رشد بسیار سریع صنعت و تکنولوژي، اکثر سازمان ها به نقش سیستم هاي مختلف مدیریت در هدایت و یکپارچگی فعالیت ها و فرآیندها پی برده اند.

سازمان های امروزی برای دستیابی به مزایای رقابتی و عملکرد در کلاس جهانی، نیاز به رعایت حداقل هایی در رابطه با محیط فعالیت، کارکنان، تأمین کنندگان، مشتریان، رقبا و جامعه دارند. از طرفی سازمان ها برای نشان دادن اهتمام خود در کسب رضایت ذینفعان و به نمایش گذاردن وجهه ای مناسب در سطح تعاملات ملی و بین المللی نیازمند به دریافت تائیدیه هایی از ارگان های معتبر و آشنا به اصول هستند.

به منظور افزایش بهره وري، بهبود کارایی و اثربخشی سازمان ها از یک سو و کاهش ضایعات و آسیب هاي جسمی و روانی انسانها از سوي دیگر و همچنین نگهداری از محیط زیست، امروزه سازمانها از ادغام سیستم هاي مختلف مدیریتی در یک سیستم مدیریت واحد به نام سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) بهره می گیرند، که سیستم مذکور از ادغام سه استاندارد سیستم مدیریت کیفیت (ISO 9001) سیستم مدیریت زیست محیطی (ISO14001)، سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه اي (OHSAS 18001 ) بوجود آمده است .

استقرار هم زمان سه سیستم مدیریتی یاد شده، به استقرار یک سیستم مدیریت ترکیبی یا جامع کمک خواهد نمـود. در ایـن سیستم، الزامات و خواسته هاي سیستم هاي مدیریت کیفیت، ایمنی و بهداشت شغلی و محیط زیست بـا هـم ترکیـب شـده و از یک سیستم مستند سازي واحد تبعیت می نمایند.

سازمان ها تا زمانی که برای بقاء تلاش می‌کنند و خود را نیازمند حضور در عرصه های رقابت ملی و جهانی می‌‌دانند، باید اصل بهبود مستمر را سرلوحه فعالیت خود قرار ‌دهند.

سیستم ارزیابی عملکرد با الگوی مناسب به انعطاف‌پذیری برنامه‌ها و اهداف و ماموریت‌ سازمان ها در محیط پویای امروزین کمک قابل توجه می‌نماید. ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد و توسعه آن به فرهنگ‌سازی و ارتقای فرهنگ سازمانی نیاز دارد.

به طور كلى از مزاياى سيستم هاى مديريت يكپارچه مى توان به صرفه جويى در زمان و هزينه، افزايش بهره ورى، بهبود سازمانى و كاهش حجم مستندات اشاره كرد.

مهمترین فواید ادغام سیستم هاي مدیریتی عبارتند از:

اختصاص صحیح و منطقی منابع
ایجاد تصویری بهتر از سازمان
بهبود عملکرد سازمان
بهبود رضایت مشتري
کاهش پیچیدگی و سردرگمی

مدیریت عملکرد اصطلاح عامی برای آن دسته از فعالیت های سازمانی است که با مدیریت امور و مسئولیت های شغلی و رفتاری کارکنان سروکار دارد و راهی برای تسهیل در برقراری ارتباط و ایجاد تفاهم بین کارکنان و سرپرستان است که به پیدایش محیط مطلوب تر کاری و تعهد بیشتر نسبت به کیفیت خدمات منجر می شود.

مدیریت عملکرد را رویکردی دانست که با استفاده از ارتباطات دوجانبه بین سرپرستان و کارکنان، باعث تفهیم خواست ها و انتظارات سازمان از کارکنان از یکسو و انتقال تقاضاهای کارکنان به سرپرستان و مدیریت سازمان از سوی دیگر، محیطی را جهت استفاده بهینه از کلیه امکانات و منابع در جهت تحقق اهداف سازمان پدید می آورد.

عملکرد سازمانی یک مفهوم کلی است که به چگونگی انجام عملیات سازمانی اشاره دارد. عصر حاضر، عصر تغییرات سریع و عدم اطمینان نسبت به آینده و نبود اطلاعات در دسترس کافی جهت تصمیم گیری برای مدیران است. بدون شک کانون این تصمیم گیری، منابع انسانی که سرمایه اصلی سازمان ها هستند، می باشد.

هرچه را که نتوانیم اندازه‌گیری کنیم، نمی‌توانیم کنترل کنیم و هرچه را که نتوانیم کنترل کنیم، مدیریت آن امکان‌پذیر نخواهد بود.

موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل‌های سازمانی، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه‌گیری است و از این رو سازمانی بدون سیستم ارزیابی عملکرد قابل تصور نمی‌باشد.

امروزه هیچ شکی در نقش استانداردها در هدایت و هماهنگ کردن فعالیت هاي سازمان وجود نـدارد، امـا ایـن امر نیز به اثبات رسیده است که تعداد سیستم ها می تواند باعث پیچیـدگی و سـردرگمـی سـازمان، بـه هـدر رفتن منابع، افزایش دوباره کاري ها، ایجاد تضاد بین سیاست ها و اهداف تعریف شده شود.

در همین راستا ادغام سیسـتم هاي مختلف در سازمان امري ضروري به نظر میرسد.

نتیجه گیری:

ایـن امر نیز به اثبات رسیده است که تعداد سیستم ها می تواند باعث پیچیـدگی و سـر در گمـی سـازمان، بـه هـدر رفتن منابع، دوباره کاري ها، ایجاد تضاد بین سیاست ها و اهداف تعریف شده شود. در همین راستا ادغام سیسـتم هاي مختلف در سازمان امري ضروري به نظر می رسد.

مديريت عملكرد سازمان ها مسير دست يافتن به اهداف سازماني را تعيين مي كند و به اين علت متغيرهايي كه سبب بهبود عملكرد سازمان مي شوند، از اهميت قابل توجهي برخوردارند.

استقرارسیستم مدیریت یکپارچه در کارخانه تولید کننده محصولات فولادی باعث بهبود شاخص های تولید، انسانی و بهره وری شده است و به طوری که نتایج این تحقیق نشان داد تحقق برنامه های تولید، آگاهی کارکنان، بهبود تحقق پروژه های و بهبود نظرات مشتریان در اثر اجرای این سیستم افزایش و تعداد افراد آسیب دیده و میزان مصرف برق در این کارخانه کاهش یافته است.

جهت دستيابي به اهداف فوق نياز به مشاركت همگاني كاركنان در كليه سطوح سازمان مي باشد.

مسئوليت بسترسازي، تأمين منابع و زيرساخت ها و برنامه ريزي و حمايت لازم جهت استقرار، حفظ و بهبود مداوم اين سيستم و تحقق اهداف آن بر مدیران مربوطه بوده و از تك تك كاركنان انتظار ميرود، ضمن درك صحيح خط مشي های این سیستم و بكارگيري مفاد آن در تمامي فعاليت هايشان در جهت اجراي دقيق اين سيستم و پويائي و بهبود مستمر اثربخشي سازمان تلاش کنند.

با پیاده سازی این سیستم می توان با ایجاد چشم اندازی شفاف، ایجاد یک تیم استقرار قوی، شناخت و آموزش لازم و ملزومات، یکپارچه سازی فرآیندها و کنترل اجرا و تغییرات به استقرار سیستم مدیریت یکپارچه کمک و از نتایج این استقرار در سازمان استفاده کرد و گامی مؤثر در جهت دستبابی به اهداف سازمان برداشت.

منبع: بولتن گزیده جهان فولاد